Et «kvitrende» bystyre

Norsk konferanse for IKT i offentlig sektor (NOKIOS) hadde sin årlige konferanse 13. – 15. oktober i Trondheim. Untwidertegnede, på vegne av Bystyrets sekretariat, ble invitert til å holde et innlegg i en av sesjonene som hadde navnet Sosiale medier i rommet mellom borger og offentlig sektor.

Både Petter Bae Brandtzæg fra SINTEF som står bak rapporten «eBorger 2.0: Den alminnelige borger som leverandør av offentlig informasjon» og  Thomas Tangen fra Sermo Consulting, under overskriften «Hei verden, hører du meg?» gav i samme sesjon hovedlinjene og trendene i forhold til ny teknologi og sosiale, Internettbaserte medier. Bystyrets sekretariats informasjonsavdeling skulle fortelle om det mer praktiske caset @Oslobystyre i innlegget «Et kvitrende bystyre».

Undertegnede er kommunikasjonsrådgiver i Bystyrets sekretariat, Oslo kommune. Dette blogginnlegget er en bearbeidet versjon av presentasjonen 14. oktober. Se powerpointen på slideshare.

Vår holdning til kommunikasjon
Bystyrets viktigste kommunikasjonskanal er verken Aftenposten, VG eller Twitter. Bystyrets aller viktigste kommunikasjonskanal er bystyrets fagkomiteer.

Bystyret har fem fagkomiteer som forbereder saker som skal til endelig behandling i bystyret på områdene finans, byutvikling, miljø- og samferdsel, helse- og sosial og  kultur og utdanning. I enkelte saker inviterer komiteene selv interessenter, i første rekke representanter for grupperinger som har en eller annen interesse, binding til saken, eller som det er naturlig at komiteen ber om innspill, som får komme og legge fram sitt syn for komiteen mens saken ennå behandles. Som borger kan man også be om et slikt møte med komiteene. Les mer om møter med komiteene (deputasjoner) på bystyrets nettsted.

Komiteene er bystyrets viktigste kommunikasjonskanal fordi prosessen, da særlig omkring ordningen med slike møter (deputasjoner), legger seg nær opp mot selve idealet i kommunikasjonsfaget; 2-veis symmetrisk kommunikasjon, dvs. en balansert kommunikasjon – dialog – mellom parter, der begge søker å tilpasse seg hverandre for å nå felles mål, eller finne felles løsninger. Det ligger også i kommunikasjonens natur, at jo nærmere en 1 til 1 –kommunikasjon man kommer, jo større er sjansen for å «lykkes».

Men «kanalen» er ikke bare god fordi den nærmer seg et ideal for kommunikasjon i seg selv. Den er det også fordi partene, iallfall potensielt, oppnår noe.

Kommunikasjon er et virkemiddel som, sammen med en rekke andre, skal være med på å nå organisasjonens virksomhetsmål. Alle kommunikasjonskanaler – nye som gamle – måles opp mot dette målet og idealet om 2-veis symmetrisk kommunikasjon.  Kommunikasjon – eller informasjon – er i seg selv verdiløst om det ikke er med på å nå målene man har som organisasjon.

I en mer demokratisk sammenheng er det også viktig å se at også borgerne – interessentene – har mål overfor bystyret og bystyrets organer som det er viktig å ivareta.

Om selve Caset @Oslobystyre
Det er ikke Oslo kommune som er på twitter – det er Oslo bystyre. Men det er ikke politikerne i bystyret som står bak kanalen – det er informasjonsseksjonen i Bystyrets sekretariat, dvs. bystyrets ikke-politiske administrasjon.

Først og fremst twitrer vi «live» fra bystyremøtene.
Når en sak er vedtatt så sier vi det, og forsøker å legge til hva det betyr – rent konkret, noe som ikke alltid er like enkelt når man har 140 tegn å gjøre det på.

Vi ønsker også å formidle «aktivitet», dvs. vise at bystyret og bystyrets organene, faktisk gjør en jobb utenfor det ene møtet en gang i måneden. Derfor twitrer vi om komitemøter, befaringer, arbeidsgrupper og arbeidsmøter, og om høringer.

Vi brukte også twitter til å fortelle om stortingsvalget, som bystyret jo har ansvaret for – rent formelt; hendelser fra kalenderen; nå starter forhåndsstemmingen, åpningstider på valgdagen, vedtak om at Oslo skal ha 2-dagersvalg osv.

Og vi twitrer om de store og kanskje til og med dramatiske anledningene; at Oslos ordfører gratulerer Bærum som arrangør av Melodi Grand Prix, at det stilles mistillitsforslag til det sittende byrådet, eller at byrådslederen går av – akkurat nå.

Vi synes også det er viktig å fortelle om det litt mer interne livet i bystyret og bystyrets sekretariat; for eksempel at vi har utlyst en ny stilling, og at vi har fått en ny medarbeider.

Sagt på en annen måte; i tillegg til å formidle faktisk saksopplysning, så kommuniserer vi også aktivitet; kunnskap og kjennskap til at bystyret faktisk har en bred arbeisflate. At bystyrets arbeid er mer omfattende enn kun den ene dagen i måneden med bystyremøte.

Hvorfor er bystyret på Twitter?
Jeg snakket om idealet for kommunikasjon innledningsvis. Vår kommunikasjonsstrategi er kanal-uavhengig. Vi trenger ingen ny strategi fordi det kommer nye kanaler, eller nye medier til. Men som kommunikatører må vi selvsagt holde oss oppdatert og forstå hvordan ulike medier og kanaler fungerer, og vurdere om nye kanaler kan være med å nå noen av målene våre.

Vi har vurdert sosiale medier som kanaler, og funnet ut at både Twitter og andre tilsvarende kanaler, har interessante trekk som gjør den til en aktuell kanal i forhold til målene våre, målgruppene og også i forhold til idealet om 2-veis kommunikasjon. eBorger 2.0 er jo også idealet, selv om vi da altså ser på dette som en naturlig del av hele kommunikasjonsområdet, og ikke bare på e-en (eller 2-tallet) i eBorger-begrepet.

Innbyr @oslobystyre til dialog kommunikasjon?
De som har fulgt bystyret på Twitter, vet at vi ikke innbyr til kommunikasjon i form av direkte dialog mellom oss og brukerne.

Mange mener at man må være litt privat og ikke bare seriøs på twitter. Vi ser dette poenget, og er på mange måter enig i at dette er smarte råd. Likevel har vi valgt å mer eller mindre se helt vekk fra det «personlige» snevet i bystyrets twitter.

Både dette, og det at vi ikke innbyr til direkte dialog har flere årsaker:
Kort fortalt handler dette om at vi som bystyrets administrasjon ikke kan gå inn i diskusjoner om enkeltsaker. Sekretariatet skal være upartisk og nøytral; vår oppgave er å tilrettelegger for bystyrets arbeid og er avhengig av tilliten som nøytral tilrettelegger -både overfor borgerne, såvel som bystyrets medlemmer. Dette er et meget viktig prinsipp, og en del av vår omdømmeprofil.

Tilrettelegger for kommunikasjon
Men når vi legger det litt til side, ser vi på Twitter som en møteplass – en «fest» – der vi er vertskapet. Vi skal være hyggelige og imøtekommende, sørge for at alle har det bra, at alle føler seg velkommen, men vi må også legge litt ansvar på hver enkelt gjest til å gjøre det samme. Bidra, dele gode historier og god stemning.

Sagt på en litt annen måte; vi skal være fasilitator; Vi skal berette om bystyrets arbeid, og legge til rette for at man kan dele og diskutere tema eller saker, men vi går aldri selv i diskusjon. Samtidig vet vi jo at en stor andel av bystyrets medlemmer, iallfall er alle de politiske partiene representert i større eller mindre grad, og disse følger @Oslobystyre og er til stede. Det betyr at når noen, enten det er borgere, pressefolk eller andre, responderer på noe av det vi legger ut i kanalen, så er det alltid en politiker der som kan fange det opp og gå inn i den enkelte sak, uten at vi blander oss inn eller koordinerer dette på noen måte.

Plan for sosiale medier
Bystyrets sekretariat har en trinnvis plan for sosiale medier der twitter er det første trinnet.
Herfra går har vi planer om å gå videre til de andre litt større sosiale mediene som per i dag eksisterer, men alle disse kanalene og tiltakene skal munne ut i noe som skal bidra til å nå våre mål som ligger både nær idealet for 2-veis kommunikasjon og mot eBorger 2.0-konseptet.

Vi er i ferd med å bygge en helt ny portal. Vi har – i mangel av et bedre ord – kalt den for en multimedieportal. Målet med den er å formidle bystyrets arbeid på en bedre, enklere og mer intutivi måte enn vi har verktøy til i dag. Der skal man enkelt kunne følge saker fra start, til behandling i komiteene, arbeidsgrupper, befaringer, til behandling i bystyret, og til endelig vedtak.Man vil kunne gå inn på et kart i sin bydel og få en oversikt over saker bystyret – eller andre deler av kommunen – arbeider med akkurat nå, og på den måten informere og skape engasjement. En meget spennende del av dette – om ikke hoveddelen – er en streamingløsning.

Portalen skal ligge hos oss. Vi tror at vi skal få god trafikk til denne portalen og også aktivitet, men det viktigste med den er likevel at vi der skal gjøre det enkelt for alle som ønsker det å hente ut informasjon, dele og videreutvikle denne i de sosiale mediene der borgerne er, som borgerne ønsker det.

Vi valgte å gå til Twitter; først og fremst for å lære om sosiale medier på en enkelt og «ufarlig» måte. Twitter har en lav terskel for å starte opp. Twitter er en kanal der du som avsender har meget god kontroll over ditt budskap, selv når dette budskapet deles og sendes videre.

Vi ønsker også å gjøre dette trinnvis for å opparbeide oss en brukergruppe, slik at når vi er klare for vår hovedlansering, så har vi allerede en tilhengergruppe som kan hjelpe oss videre.

Hilsen fra Utsira
Før jeg gikk i gang med denne presentasjonen spurte vi brukerne våre om de hadde innspill. Det var ikke en spesielt stor respons, men jeg fikk blant annet en hyggelig hilsen fra Utsira og @atgrims; Atle Grimsby. Utsira var den første kommune på Twitter, og vi i Oslo følger jo både Utsira og Atle, blant annet på Twitter.

Atle gav meg noen interessante poenger; Oslo bystyres twitterfeed er den mest populære – mest fulgte – av alle de kommunale feedene; dobbelt så stor som nummer to; @Trondheim (kommune), og fire ganger så stor som @Oslokommune. Han reiste spørsmålet; Hvorfor har bystyrets twitterkanal vokst seg så stor, og hvorfor er det interessant å følge et enkelt «formannskap». (Nå må jeg arrestere Atle litt på den; vi har jo ikke noe formannskap lenger i Oslo, og det er feil å sammenligne bystyret med et enkelt formannskap. Bystyret er Oslos egentlige kommunestyre, uten at jeg skal gå inngående inn i den parlamentariske styringsformen Oslo har, og forholdet mellom bystyret og byrådet.)

Men jeg tror suksessen – i den grad vi kan måle dette i antall followers – handler om flere ting;

For det første så var vi tidlig ute, så vi har hatt tid til å bygge opp en god tilhengerskare.
Vi er også Norges hovedstad, og hovedstadspolitikk er også interessant utenfor egne kommunegrenser.
Vi har mange «hjelpere» som sprer budskapene våre. Vi har svært mange bystyrepolitikere på Twitter, og disse har igjen nokså mange followers. Det samme gjelder støtteapparatet – de politiske rådgiverne – rundt politikerne.  Vi har også rikspolitkere og rådgivere som følger oss.

Men jeg tror at det viktigste er at vi har et bevisst kommunikasjonsfaglig forhold til kanalen, at vi har en 2-veis holdning til twitter – og sosiale medier; vi ønsker å legge til rette for kommunikasjon mellom brukere, og mellom brukere og bystyrets medlemmer, om enn som en fasilitator.

Vi har også hatt et bevisst forhold til det å tilpasse seg kanalens egenart og kommunikasjonsegenskap.
Vi avpasser den strømmen av informasjon vi har med både mengde informasjon og type innhold.
Vi har innhold med høy kvalitet.
Vi har ingen automatisk feed som henter opp ”nyheter” fra kommunens forside. Vi skreddersyr hver enkelt twittermelding.
Det betyr også at vi er selektive; vi twitter ikke om absolutt alt, men om det vi anser som viktig der og da.
Sånn sett er også feeden og innholde unikt. Det er ofte man ikke finner innholdet andre steder.

Det er også noe med timing og det å utnytte kanalens hurtighet. Feeden får en helt annen verdi når du kan lese at NÅ – akkurat nå forteller byrådslederen at han skal gå av.

Vi tror også at mange bruker sosiale medier, som twitter, til å bygge seg en identitet; mange bruker grupper eller personer som «smykker» som viser hva man tror på, hvilke interesser man har, og at man er ansvarlig og interessert borger. Det er lett å «smykke seg» med bystyret.

Avslutning
Sosiale medier er interessant, og vi følger utviklingen nøye.

Likevel mener vi det er viktig å også være kritisk; er dette en kanal som er med på å nå virksmhetens mål? når du interessentene dine her? Hva slags effekt får du? Og er det egentlig 2-veis kommunikasjon?

Sosiale medier er interessante kanaler, og Bystyrets sekretariat, på vegne av bystyret i Oslo, har høye forventinger til kanalene og utviklingen. Men vi har også høye ambisjoner og kanskje enda høyere krav til oss selv.

Advertisements
Dette innlegget ble publisert i Kommunikasjon, PR, sosiale medier, Twitter og merket med , , , . Bokmerk permalenken.

Ett svar til Et «kvitrende» bystyre

  1. Tilbaketråkk: Utsira Kommune (utsira) 's status on Saturday, 17-Oct-09 07:32:16 UTC - Identi.ca

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s