Hvordan innføre Yammer i en kommunal virksomhet – uten jammer:

Med web 2.0 har vi fått flere nye elektroniske verktøy for internkommunikasjon. Som profesjonell kommunikatør vet du at det første spørsmålet imidlertid ikke er;«hvordan kan vi bruke sosiale medier», men snarere å ta utgangspunkt i virksomhetens mål og (kommunikasjons)strategier og vurdere om målene kan nås med sosiale medier som virkemiddel – kanal om du vil.

Men dersom du har funnet frem til at sosiale medier kan være med på å nå målene dine, står du kanskje likevel overfor en aldri så liten utfordring;

Hva gjør du når de fleste i virksomheten du ønsker å binde tettere sammen med hjelp av elektroniske verktøy har digitalfrykt og uvilje mot å «lære noe nytt»?

Case: Yammer – en bedre internkommunikasjon, men hvordan få det innført?

Nye sosiale medier har et enormt potensiale for å nærme seg utfordringer mange virksomheter har i forhold til internkommunikasjon. Undertegnede er kommunikasjonsrådgiver i Bystyrets sekretariat og har internkommunikasjon som ett av de faglige ansvarsområder.

Bystyrets sekretariat er Oslo bystyre sin administrasjon. Det er en virksomhet i Oslo kommune – den eneste – som ikke er underlagt en av byrådsavdelingene, men som må svare direkte for bystyret og ordføreren. Virksomheten har 55 svært kompetente medarbeidere på ulike områder. Felles for alle, er at deres primæroppgave er å sørge for at det er så enkelt og lett som mulig å være lokalpolitiker i Oslo.

Sosiale medier, som Twitter og facebook er ikke nødvendigvis allment kjente begreper, og i den grad man har meninger om disse kanalene, er de mest i retning «tidstyver» om de i det hele tatt tillegges verdi.

Så hvordan får man innført et verktøy som Yammer?
I mange virksomheter blir verktøy som Yammer innført nedenfra; en hvilken som helst medarbeider starter, og andre følger opp. Man har kunnskap og interesse for kanalen i seg selv, og er vant til å dele, og vant å «følge» andre i en jevn informasjonsstrøm.

Men i virksomheter uten kunnskap eller interesse for sosiale medier, må man finne helt andre metoder for innføring.

Steg 1: Skap allianser
Allier deg med opinionsledere som enten har interesse eller som kan overtales til å bli med i eksperimentet. Gruppen bør bestå av personer fra ulike avdelinger og som alle har en viss troverdighet og respekt.

Steg 2: Skap nysgjerrighet.
Snakk om Yammer i lunsjen, på møter, i kaffepausen. Fortell om interne nyheter og referer til Yammer som kilde for informasjon – eller sladder om du vil.

Steg 3: Skap enda litt mer nysgjerrighet
Bruk intranett. Skriv om Yammer som om det var et allment kjent og utbredt verktøy i virksomheten. Lag gjerne en artikkel som gir «tips» om Yammer uten å beskrive Yammer mer inngående.

Steg 4: Forankring – uformell
Ethvert nytt tiltak i det offentlige må forankres i en ledelse. Begynn uformelt. Snakk med lederne – hver for seg – i naturlige sammenhenger,og gjerne med en kaffekopp innen rekkevidde. Ta utgangspunkt i kommunikasjonsutfordringer og hvordan Yammer kan være en løsning.

Steg 5: Forankring – formell
I mange offentlige virksomheter må man legge frem notater for en ledergruppe som tar en eller annen beslutning.

Her er det viktig å la ledelsen forstå at den selv må delta i dialog med sine medarbeidere. Det er et klassisk inntrykk i enhver organisasjon at de ansatte føler at de alltid får for lite informasjon – særlig fra ledelsen og om hva ledelsen gjør. Yammer kan bli et verktøy der ledelsen, på en kort, enkel og grei måte, kommuniserer beslutninger, tanker og ideer som berører hver enkelts hverdag og fremtid.

Ledelse handler om synlighet, men i en travel arbeidshverdag i en organisasjon der ansatte er spredt utover et stort område og isolert på hver sine kontorer er det ikke alltid enkelt å være godt synlig. Yammer kan vise tilstedeværelse, synliggjøre beslutninger og satsingsområder – gjerne i kombinasjon med ledermøtereferater (lenke mot), avdelingsmøter og kommunikasjon på andre arenaer.

Innføring av Yammer, og dermed den diskusjonen ledergruppen har, må ta utgangspunkt i virksomhetens mål, kommunikasjonsstrategi – i vårt tilfelle også i en overordnet  informasjonspolitikk – og hvordan Yammer kan bidra til å nå målene. Man kan også bruke SINTEF-rapporten om Web 2.0 aktivt.

Steg 6: Forankring i organisasjonen for øvrig
Å skape nysgjerrighet og et utgangspunkt er viktig, men når man har klart å vekke en viss nysgjerrighet, må man ta regi på bruken. Det er naturlig at kommunikasjonsavdelingen tar dette ansvaret. Sammen med hver enkelt avdeling legges det opp til en strategi for hvordan man best kan bruke Yammer som et verktøy. Som enkeltmedarbeider, som en del av en avdeling, som en del av hele virksomheten, er det viktig å ha klare mål for hva man vil oppnå, også gjennom sosiale medier og en mikroblogg som yammer.

Prosessen bør fokusere på virksomhetsmålene man har, og i vårt tilfelle i kombinasjon med prinsippene i informasjonspolitikken, virksomhetens strategiske plan, kommunikasjonsstrategien og den enkelte avdelings mål som kan nås med kommunikasjon som virkemiddel.

Det er grunn til å understreke kommunikasjonsaspektet i Yammer. Ved å poste meldinger, kan hver enkelt medarbeider gå i dialog med den som postet meldingen og om det som ble postet. Dialogen er åpen; alle kan delta og dele videre sine erfaringer, kommentarer og sin kunnskap.

Konkrete argumenter for bruk av Yammer
Internkommunikasjon er utgangspunktet for en bedre informasjonsflyt, fellesskapsfølelse og samhold, større forståelse for medarbeidere og deres oppgaver – et utgangspunkt for et bedret miljø, et bedret omdømme, en bedre organisasjon.

«God intern kommunikasjon er en forutsetning for god ekstern kommunikasjon.»

Ved å være kjent med organisasjonen blir man også mer tilfreds og mer stolt av hva organisasjonen gjør. Yammer vil bidra til bedre kjennskap om organisasjonen din, og til at organisasjonen får et bedre omdømme, gjennom at hver enkelt får høyere og mer inngående kjennskap til alle deler av organisasjonens arbeidsområder.

«Det offentlige skal aktivt informere om sin virksomhet og gjøre informasjon lett tilgjengelig;»

Ved at du vet hva alle deler av virksomheten jobber med, vil du og dine kollegaer uten å tenke over det spre informasjon og kunnskapen om virksomheten til venner og kjente, over middagsbordet, på kurs og seminarer og der det ellers måtte passe.

«informasjon skal være rask, åpen, samordnet og korrekt.»

Som nedfelt i Bystyrets sekretariats strategiske plan, er alle i virksomheten informasjonseiere. Hver enkelt av kommuniserer daglig med borgerne, kolleger i andre etater og bystyrepolitikere. Vi yter service og vi gir svar. Som saksbehandlere og medarbeidere har vi kontakt med hele Bystyrets sekretariats omverden; andre etater, eksterne aktører utenfor kommunen; presse og media, publikum, borgere. Gjennom bred og god internkommunikasjon kan alle ledd sørge for at målet om rask, åpen, samordnet og korrekt informasjon nås. Yammer er ett virkemiddel – én kanal – som bidrar til å nå dette målet.

Sosiale medier og delingskultur
Å innføre Yammer som et verktøy, få alle – eller så mange som mulig – «på», er én ting. Den digitale delingskulturen mange av oss allerede tar for gitt og ser på som naturlig, er ingen selvfølge. Man er i stor grad vant til å være passiv mottaker av informasjon. Yammer – og andre sosiale medier – handler om å dele. Dele erfaringer, informasjon og kunnskap. Det kan være nyttig å være konkret i hva som kan deles – og hvordan.

Konkrete eksempler på mulighetene
Ledergruppen kan kommunisere beslutninger fra møter og synliggjøre sine oppgaver og beslutningsprosesser-beslutninger som er viktige for samtlige medarbeidere i sekretariatet, både på kort og lang sikt.

Bystyrets komiteer kan bruke muligheten Yammer gir til å kommunisere viktige milepæler fra komiteenes aktivitet og arbeid, og dermed også på en helt ny måte synliggjøre bredden i bystyres arbeid for hele Bystyrets sekretariat. Dette vil også kunne føre til en større forståelse for hvilke mål vi jobber mot i sekretariatet.

Ordførerens kontor sin virksomhet er noe isolert fra Bystyrets sekretariats øvrige arbeid; mange vil ha interesse av å ta del i den aktiviteten og det arbeidet som foregår omkring ordføreren og den betydelige representasjonen på vegne av byen og byens fremste folkevalgte, kontoret legger til rette for. Kanalen vil være viktig for å nå mål ordførerens kontor har, også i ekstern kommunikasjon. Det vil også, på samme måte som komiteenes kommunikasjon, føre til større forståelse for målene ordføreren og ordførerens kontor har.

IKT-teamet har mange løpende prosjekter som alle i sekretariatet berøres av daglig, og som mange har oppfatninger om. Hva skyldes tregheten i systemet? Nedetid etc. IKT kan også bruke Yammer i opplæringsøyemed, for å lette belastning på brukerstøtte, ved å fange opp gjentagende problemer med lett kommuniserbare løsninger. Yammer har også mulighet for enkel feedback og avklaringer gjennom å svare på meldinger.

Det kan også opprettes egne grupper på Yammer – åpne eller lukkede – som for eksempel kan brukes i å kommunisere det arbeidet arbeidsgrupper og utvalg driver.

Men det er likevel helheten som gir verdi til virksomheten. Når alle ledd har en bred forståelse for hva organisasjonen gjør, og har kunnskap og informasjon om hva som skjer for øyeblikket, vil hver enkelt kunne nyttegjøre seg av denne informasjonen. For eksempel vil dette være et godt verktøy for de som møter publikum og presse, eller interessenter i andre etater mv.

Ett steg tilbake – forventningskontroll
Avslutningsvis er det grunn til å understreke at man ikke må overvurdere betydningen av Yammer som enkeltstående virkemiddel,  i arbeidet med internkommunikasjon. Yammer er ett virkemiddel, som sammen med en rekke andre – både elektroniske og mer «analoge» arenaer for kommunikasjon, kan ha effekter, men det er viktig å se det totale bildet i sammenheng.

Lykke til!

Advertisements
Dette innlegget ble publisert i Kommunikasjon, PR, sosiale medier og merket med , . Bokmerk permalenken.

11 svar til Hvordan innføre Yammer i en kommunal virksomhet – uten jammer:

  1. Leo Sande Gasnier sier:

    Hei Kjetil og takk for i går! Bruker dere betalings eller gratis versjonen av Yammer? Har du eller noen andre gjort seg noen tanker om eierskap til domene og andre sikkerhetsaspekter osv? Noen som har prøvd seg på kvantumsrabatter (som de skryter av på sidene)?

    • Heisann og takk for i går. Håper det var nyttig.
      Vi har betalngsløsningen (bystyrets sekretariat, ikke Oslo kommune). Noen kvantumsrabatt for våre 53 medlemmer blir det vel neppe 🙂

      Vi har ikke gjort oss store tanker omkring eierskap til domene etc, men der vet jeg at man på konsernnivå gjør tankearbeid. Jeg kan maile deg noen kontakter. Det er vel også noen kommentarer på dette et annet sted her i bloggen.

  2. Tilbaketråkk: Internettstress | MadDam

  3. Tilbaketråkk: Erfaringer og refleksjoner rundt intern rekrutteringsprosess | tonetraa

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s